Uporabna informacija:
Spletna rešitev Hotelinco omogoča elektronsko vodenje knjige goste, in sicer vključuje naslednje module: - Kartoteka gosta Kartoteka gostov omogoča celovit pregled in evidenco vpisanih gostov. Za prijavo gostov in zbiranje podatkov o gostu v skladu z zakonskimi obveznostmi vključuje katoteka gosta naslednje obvezne podatke: spol, ime, priimek, državo, državljanstvo, datum rojstva, tip dokumenta, številka dokumenta, datum prihoda, datum odhoda. Ti podatki so obvezni podatki za sporočanje na AJPES, poleg teh pa omogoča Hotelinco še zbiranje drugih podatkov o gostu, ki so pomembni za vaš CRM oz. nudenje vaših storitev gostu, npr. telefon, email, jezik, opomba, idr. Podatki se v Hotelinco hranijo po zakonskih predpisih, vi pa ste upravljalec teh podatkovnih zbirk in jih lahko izvažate, brišete ali po potrebi anonimizirate.
Za hitro, pregledno in enostavno vodenje kartotek oz. profilov gosta omogoča sistem še naslednje uporabne funkcije:
- Hitro iskanje obstoječega/ povratnega gosta v kartotekah gosta po določenih kriterijih
- Združevanje podvojenih kartotek gosta
- Vodenje gosta (statistike št. nočitev, podatek o zadnjem bivanju, potrošnja)
- Izvoz kartotek gosta v Microsoft Excel XLS (npr. zgodovina gosta)
- Evidenca turistične takse in avtomatska določitev tipa turistične takse
Hotelinco beleži podatke za namen obračuna in plačila turistične takse. Ob vpisu gosta v kartoteko sistem samodejno določi - glede na datum rojstva in druge parametre (npr. cenik, trajanje bivanja, ...) - pravilen tip turistične takse, ki se nato posreduje AJPESU. Na AJPES se z vsako prijavnico gosta pošlje znesek polne turistične takse, predpisane s strani občine. Podatki v evidenci turistične takse se hranijo enako obdobje kot evidenca gostov, tj. še 1 koledarsko leto po izteku tekočega leta oz. 2 leti.
- Povezava z aplikacijo eTurizem (dnevno in mesečno poročanje na AJPES)
Z uporabo modula AJPES poročanje se podatki v skladu z zakonskimi obveznostmi preko programskega vmesnika posredujejo v eTurizem oz. na AJPES, kjer ste kot nastanitveni obrat tudi registrirani. Pomembno je, da podatke o gostih in nočitvah posredujete v roku 12-ih ur od gostovega prihoda v nastanitev (ne glede na trajanje nastanitve).
S klikom na AJPES poročanje se odpre novo okno, kjer pod dnevno poročanje posamezne goste na izbrani datum pošljete na AJPES.
Poleg podatkov o gostih in nočitvah se na AJPES sporočajo tudi avtomatično obračunane turistične na SURS. Za mesečno poročanje na SURS klinite na zavihek Mesečno poročanje in pošljite izračun za izbrano obdobje.
Pod Nastavitve so vnešeni podatki o nastanitvenem objektu:
- Posebna poročila za inšpektorje
Policistom in pristojnim organom lahko vedno omogočite vpogled v evidenco gostov ali turističnih taks v Hotelinco sistemu ter izpričate skladnost z zakonskimi predpisi. V Hotelinco so na voljo številna poročila za potrebe poslovanja, dodali pa smo še posebej prilagojena poročila za inšpektorja, in sicer za enostavnejše dokazovanje ustreznega vodenja knjige gostov in evidenc turistične takse, in sicer:
1) Zgodovina gosta – Knjiga gostov AJPES
2) Mesečno statistično poročilo
